オーダー管理
オーダー管理: POからコンテナまで窓口は1つ
お客様が発注書を送ります。そこから先は、工場が毎日話す相手も、お客様が毎週読む報告の書き手も当社です。仕様を確認し、サンプルを承認し、マイルストーンで訪問し、変更を記録し、納期を見張ります。PO1件につき契約1件。24営業時間以内に返信します。
対象となるお客様
工場はあるが、現場に人がいないバイヤー
工場を選び、注文を出した。問題を最初に知るのは最終検査の報告書か、到着した製品の写真。工場の英語は短く、生産のたびに人を派遣すれば利益を上回る費用がかかる。
オーダー管理は、POの期間中、お客様と工場の間にベトナム語を話すエンジニアを置きます。工場自身のQCに代わるものではなく、新しい工場を探すものでもありません。未知のサプライヤーへの初回注文では、まず工場監査から始めてください。
含まれる内容
管理対象のすべての注文で行う7つのこと
| POと仕様の確認 | 最初の部品を加工する前に、工場が図面改訂版、材料、仕上げ、数量、梱包、日程を1行ずつベトナム語で確認します |
|---|---|
| サンプル承認 | 生産前サンプルとゴールデンサンプルをお客様の承認まで追跡。承認サンプルは封印してライン上に保管します |
| 訪問 | 業務範囲で合意したマイルストーンでの生産前レビュー、初品検査、インライン巡回、出荷前検査 |
| 工場との毎日の連絡 | ベトナム語で工場と毎日短く連絡: 材料の入荷、機械の稼働、未解決事項、次のマイルストーン |
| 変更管理 | 仕様変更、数量変更、日程変更を工場と処理し記録。お客様の書面承認なしには何も加工しません |
| 週次報告 | 毎週1ページを英語でお送りします: 計画対実績、未解決事項、必要な判断、次回訪問 |
| 出荷承認 | 積込立会い、パッキングリストと書類の確認、コンテナとシールの写真 |
週次報告
毎週1ページ、電話は不要
マイルストーンごとの計画対実績、担当者と期限付きの未解決事項、お客様に必要な判断、次回訪問。POの期間中、毎週同じ曜日に届きます。
週次報告書式の例
- PO
- 24-0xx、6週中4週目
- マイルストーン
- 初品は9日目に合格。機械加工92%（計画90%）。アルマイトのバッチ3は24日目に開始（計画22日目）
- 未解決事項
- アルマイトの色、バッチ2。再処理は20日目にお客様が承認、期限27日目。カートンのアートワーク改訂Bをお客様から待機中
- 必要な判断
- 出荷日を守るため、26日目までにカートンのアートワークBを承認
- 出荷日
- 42日目。アートワークが承認されれば予定どおり
- 次回訪問
- 30日目、インライン巡回3回目
書式のイメージです。実在の注文に関する報告ではありません。
FAQ
オーダー管理についての質問
オーダー管理はソーシングエージェントのサービスとどう違いますか?
ソーシングエージェントは工場を見つけ、通常は注文ごとに報酬を得ます。当社は工場を探さず、お客様との契約のもとで働くため、当社の関心は注文が正しく進むことにあります。サプライヤーとの関係はお客様が持ち、工場への支払いも直接行います。
注文の途中での仕様変更に対応できますか?
はい。変更依頼は図面改訂版とともにベトナム語で工場に伝え、コストと日程への影響を確認し、お客様が書面で承認するまで何も加工しません。すべての変更は週次報告に記録します。
ホーチミン市から北部の工場の注文を管理できますか?
はい。毎日の連絡と週次報告はどこからでも同じです。北部の訪問は移動日を設けるか、当社が起用し指示するフリーランス検査員が行います。どちらにするかは契約で定めます。